6 tattiche per aumentare la partecipazione ad un evento business

Tendenzialmente, aziende e brand prevedono oggi tra le attività di marketing l’organizzazione di almeno un evento business all’anno, che si può declinare in moltissime forme, a seconda della specificità del settore: road show, presentazione, meeting, tavola rotonda, seminario, convegno, incontro formativo, cena, pranzo, etc.

Uno degli ostacoli più frequenti alla buona riuscita di un business event è costituito dalla difficoltà di raggiungere il numero minimo di partecipanti: hai invitato le figure giuste, ti sei mosso per tempo, hai fatto tutto alla perfezione senza trascurare nessun particolare, eppure alla fine hai dovuto rimandare o addirittura annullare, perché hanno aderito davvero in pochi.

Come evitare che capiti questo?

Ecco 6 step chiave utili nella fase di start-up, fondamentali per gestire le attività di engagement ed aumentare la partecipazione ad un evento business:

 

Landing page

Realizza una landing page (o minisito) semplice, chiara ed accattivante, ovviamente responsive, che sia il rimando di tutta la comunicazione dell’evento.

 

  • Testi, immagini e layout generale dovranno sintetizzare il focus e dare rilievo a tutte le informazioni utili su luogo, orari, mobilità etc. 
  • Ci sarà una chiara call to action verso la partecipazione all’evento, finalizzata al riempimento di una form o al contatto via mail/telefono.
  • L’agenda, i relatori, gli sponsor, i partner, i partecipanti sono informazioni decisive per il target, quindi vanno presentate con cura e precisione.

  • Dovranno ovviamente essere ben evidenti i link alle pagine social dell’azienda (dove verranno programmate delle attività ad hoc, anche sponsorizzate), nonché al blog che verrà creato per l’occasione (cfr. infra).
  • Dovranno essere messi a disposizione materiali informativi scaricabili (programma, eventuali presentazioni, brochure, press kit o cartella stampa etc.)

 

Blog e content marketing

E’ la scelta vincente, nel quadro di una strategia di inbound marketing per ingaggiare il tuo target.

Un blog curato, dal visual accattivante, costantemente aggiornato, crea attorno all’evento curiosità, reputation, credibilità, attesa, insomma engagement. Tuttavia teniamo ben presente che questo strumento richiede tempo ed impegno: una gestione approssimativa del blog potrebbe produrre più danni che non averlo affatto!

Innanzitutto è necessario predisporre un piano editoriale dettagliato con la sintesi degli argomenti da trattare, l’anteprima delle immagini di accompagnamento e lo scheduling delle pubblicazioni.

 

Il piano può essere integrato con altre iniziative editoriali:

 

  • Content Curation: cerca e seleziona online le risorse più aggiornate ed interessanti sul tema dell’evento e mettile a disposizione sul blog, con una introduzione o un commento per evidenziare alcuni concetti chiave, nonché fornendo il tuo punto di vista.
  • Coinvolgi influencer ed esperti di settore, intervistandoli o chiedendo loro di scrivere un guest post.
  • Metti a disposizione gratuitamente risorse informative interessanti e realmente appealing per il target: ebook, webinar, guide, white paper, se ben fatti suscitano molto interesse ed aiutano sicuramente nella generazione di lead e contatti.

 

Il piano sarà ovviamente relativo alle fasi di pre e post evento, con iniziative particolari come il live twitting o la diretta streaming durante l’evento stesso

 
Email marketing

Se hai a disposizione un database di indirizzi mail, che includa ovviamente il tuo target di invitati, (attenzione, non comprare indirizzi a caso! (link all’articolo precedente), elabora un piano editoriale che preveda l’invio periodico di newsletter mirate, in grado di comunicare i vantaggi e l’importanza della partecipazione all’evento.

Il primo invio conterrà l’invito formale a partecipare ed il link alla landing page per approfondire ed aderire.

 

Le successive newsletter conterranno una selezione mirata di contenuti:

  • News ed aggiornamenti legati all’evento 
  • Gli ultimi post del blog, eventuali link a risorse online gratuite, case history e tutorial

Tutte avranno la call to action verso la landing page.

 

aumentare_partecipazione_evento_business.png

 

Social media power!

Sempre tenendo conto degli obiettivi e del target dell’evento, i contenuti del blog verranno condivisi sui social dell’azienda: Facebook, Twitter, e se il cliente è b2b, LinkedIn.

Ci saranno anche contenuti creati ad hoc per questi canali (es. copy, call to action). Tutto dovrà essere integrato nel piano editoriale generale.

 

Un’attenzione particolare va dedicata al customer care: i social sono uno spazio condiviso, che raccoglie commenti e feedback, positivi e negativi. Stabilire ex ante le modalità di gestione delle interazioni con la tua audience, per le richieste, ma soprattutto per le critiche, è un’operazione fondamentale.

 

In fase preliminare bisogna creare l’hashtag chiave (il nome dell’evento) da ripetere all’interno dei tweet e nei post su Facebook.

Sempre in questa fase, si creeranno contenuti teaser per stuzzicare la curiosità e generare la domanda, per poi iniziare a rispondere attraverso altri contenuti di approfondimento che indirizzino alla landing page, sulla quale gli utenti potranno dare la propria adesione tramite form di raccolta dati.

 

Man mano che ci si avvicina alla data, si aggiungeranno approfondimenti tematici nella comunicazione, andando a premere sul target per spingerlo verso l’adesione.

 

Infine, se la tipologia d’evento lo consente, puoi pensare di organizzare il live twitting e/o la diretta streaming!

 

Advertising mirato sulle giuste piattaforme social

Prima di pianificare le campagne di advertising sui social, devi capire dove si posiziona il tuo target.

Come è noto, per Facebook non sono necessari budget particolarmente alti, tuttavia non sempre è lo strumento adatto per stimolare la partecipazione ad un evento: se il tuo cliente è B2B, è sicuramente preferibile investire su LinkedIn, che ha un taglio più professionale e si rivolge direttamente alle figure apicali delle aziende, consentendo di targettizzarle per ruolo, settore di business etc.  (ricorda però che ha un costo maggiore di Facebook!).

Anche l’advertising su Twitter, che ha una ampia audience tra le aziende, è efficace in questo tipo di sponsorizzazione: ricordati del taglio veloce che devono avere i tweet e calcola sempre, nei 140 caratteri, lo spazio per il link alla landing page!

 

New Call-to-action